Slik skal Trondheim kommune få ned skyhøyt sykefravær i barnehagene

De har besøkt de kommunale arbeidsplassene med aller høyest sykefravær. Spesielt en ting peker seg ut ved barnehagene.

Prosjektleder Ida Kvammen og HR-rådgiver Siw Anita Wake.
Bjørn Asle Grimstad Journalist
Publisert

Høsten 2024 satte det Høyre-styrte byrådet i Trondheim et hårete mål: å redusere sykefraværet i kommunen med ett prosentpoeng hvert år i fire år.

Utdanningsnytt skrev først om sykefraværsprosjektet i april i fjor. Snart ett år senere er kommunen fortsatt et stykke bak skjema. Sykefraværet blant kommunens ansatte var på 11,2 prosent i 2024. I 2025 var det på 10,8 prosent. Det er en nedgang på 0,4 prosentpoeng. 

I samme periode har sykefraværet på landsbasis blitt redusert med 0,3 prosentpoeng, viser tall fra Nav.

Prosjektleder Ida Kvammen mener de fortsatt skal nå målet innen 2028. I så fall må sykefraværet i kommunen synke med mer enn ett prosentpoeng de kommende årene.

– Det er en veldig ambisiøs målsetting, men også veldig konkret. Vi har rigget prosjektet så godt vi kan for å innfri disse forventningene. Vi ønsker å skape et raskt resultat, men det skal også vare, sier Kvammen.

En tredjedel er barnehager

Grunnideen ved prosjektet er å skreddersy løsninger for enhetene med høyest sykefravær. Det er 58 enheter i denne målgruppen. 18 er barnehager og to er skoler. Altså rundt en tredjedel. I prosjektperioden har sykefraværet gått ned i 10 av barnehagene. I de øvrige barnehagene har sykefraværet gått opp. 

Sykefraværsprosjektet

Byrådet i Trondheim (H, MDG, V) vedtok sommeren 2024 et sykefraværsprosjekt. Målet er å redusere sykefraværet med fire prosentpoeng på fire år. I 2024 var sykefraværet blant kommunens ansatte på 11,2 prosent. 

Prosjektet ble startet 1. oktober 2024 og gjennomføres innen kommunens vedtatte budsjettrammer.

Det er tre målgrupper. Størst innsats rettes mot målgruppe 1: arbeidsplasser med over 100 ansatte og over 11 prosent sykefravær over to år, og alle arbeidsplasser med over 16 prosent sykefravær. 

Av 58 enheter i målgruppe 1 er 18 barnehager og to skoler. Disse ble involvert i satsingen tidlig i 2025.

I målgruppe 2 og 3 gir kommunen HR-rådgivning til enhetsledere, blant annet et totimers kurs i større enheter, nettbasert veiledning og en rådgivningstjeneste.

– Vi mener vi skal få ned fraværet i samtlige barnehager. Det har jo barnehagene selv og lederne sagt at de har satt som mål, kommenterer Kvammen.

Sju av kommunens HR-rådgivere har jobbet med prosjektet det siste halvannet året. En av disse er HR-rådgiver Siw Anita Wake, som har besøkt en rekke arbeidsplasser i flere ulike sektorer. Hun mener spesielt en ting peker seg ut ved barnehager:

– De tilrettelegger seg ofte i hjel.

Hun utdyper:

– Jeg har besøkt avdelinger hvor absolutt alle ansatte har en form for tilrettelegging eller gradert stilling. Da mister barnehagen fleksibilitet og handlingsrom. Kanskje går det utover muligheten til å ta med barna på tur, eller hjelpe til i en annen avdeling, sier Wake.

Blir ikke fulgt opp

Eksempler på tilrettelegging kan være en ansatt som har vondt i et håndledd, og ikke kan kle på barna. En annen kan ha vondt i ryggen og er fritatt fra å stå ved stellebordet. Ansatte kan også jobbe i redusert stilling. I utgangspunktet et godt grep som holder folk friske og som gjør at de kan stå i jobben. Utfordringene oppstår hvis lederne lar det skure og gå, uten å følge opp.

Ida Kvammen og Siw Anita Wake.

– Jeg har møtt ansatte som ikke har blitt fulgt opp på flere år. Da har de hatt den samme tilpasningen av arbeidsoppgavene i så mange år, at det har blitt den nye normalen i arbeidshverdagen, sier Wake.

Hun har møtt arbeidstagere som har hatt samme tilpasning i alt fra ett til 12 år. Det sistnevnte eksempelet er dog ikke fra en barnehage.

Men slik skal det altså ikke være. Prosjektleder Ida Kvammen påpeker at det må være en tanke bak hva tilretteleggingen kan føre til, og at det bør gjøres en vurdering på om det fører til økt tilstedeværelse på jobb.

– Disse tiltakene blir innført med alle gode intensjoner. Men lederne må også ta hensyn til tjenestene og de andre ansatte. Alt dette må på vektskåla, sier Ida Kvammen.

Hun har et konkret forslag til en løsning:

– Det viktigste ledere kan gjøre, er å tidfeste når man skal vurdere om tilretteleggingen fungerer etter hensikten. Å kunne si at dette skal vare i to uker gir en ramme som både den ansatte, lederen og kollegaene kan forholde seg til, sier hun.

Syv tips for å følge opp sykefravær

  1. Leder bør så tidlig som mulig snakke om tilrettelegging med en ansatt som blir langvarig sykmeldt. Dette er begrunnet i kravet om medvirkning i arbeidsmiljøloven. – Å opprette kontakt og samhandling mellom leder og ansatt fra dag én er kjempeviktig, sier Ida Kvammen.
  2. Innfør melderutiner som er like for alle ansatte. Når ansatte melder fra om fravær samme dag som de er borte, blir det lettere å skaffe vikar og følge opp den som er syk. – Det varierer hva som passer best. Det kan være at ansatte må ringe lederen ved sykdom, mens for dem som jobber turnus kan en tekstmelding eller epost være riktig. Det viktigste er at ansatt og leder er enige om felles melderutiner, sier Kvammen. 
  3. Ha et møte med sykefravær som tema en eller to dager i uka. Da unngår ledere å måtte håndtere sakene i det de dukker opp, noe som gjør at man kommer bakpå. – Ved å innføre systematikk for når man følger opp sykefravær, får man mer tid til å følge opp ansatte og jobbe forebyggende, sier Siw Anita Wake.
  4. Dokumentér hva som blir gjort av ulike tiltak, slik at både arbeidsgiver og arbeidstaker har tilgang til det.
  5. Lag gode rutiner på enheten sammen med de ansatte, om blant annet oppfølging ved fravær og lag en plan B. Det skaper forutsigbarhet og trygghet for både ansatte og ledere. 
  6. Jobb både forebyggende og ta tak i eksisterende sykefravær samtidig, for eksempel gjennom utvikling og kompetanseløft av arbeidsmiljøgruppa på arbeidsplassen.
  7. Bruk handlingsrommet som leder og finn gode løsninger for den enkelte. – Man må tørre å tilrettelegge for en arbeidstaker som har helseutfordringer, uten å gjøre det samme for resten av ansattegruppa, sier Kvammen.  Det kan være utfordrende når man skal ta hensyn til alle. Eventuelt kan også det å konkludere med at det ikke er mulig å tilrettelegge være et riktig valg.  

Ensomme ledere

I porteføljen til HR-rådgiver Siw Anita Wake jobber det rundt 2000 kommunalt ansatte. Da blir det ofte til at hun jobber tett med lederne for å kartlegge sykefraværet blant de ansatte, og finne løsninger. Sammenlignet med andre kommunale enheter, utpeker barnehager seg ved at lederne jobber mye alene. De har i det daglige ikke en ledergruppe å støtte seg på.

– Da kan det bli vanskelig å prioritere og ta avgjørelser, sier Wake.

Hun har i sykefraværsprosjektet jobbet med å trygge lederne til å ta avgjørelser på vegne av ansatte som trenger tilrettelegging og oppfølging. I enkelte tilfeller kaller hun inn ansatte til møter, som gjerne møter med en tillitsvalgt. Wake opplever at mange, både ledere og ansatte, blir nervøse når en HR-rådgiver fra kommunen banker på døren.

– Da forsøker jeg å roe situasjonen og forklare at formålet mitt er å støtte leder til å finne et handlingsrom. Det er nok mye mindre skummelt når vi er ferdig. Når vi avtaler et møte nummer to, er det ofte veldig god stemning, sier hun.

sykefravær ledelse trondheim barnehage ledelse i barnehagen kommune

© Utdanningsnytt

Annonsørinnhold