Nå skal elevmappene til Oslo-skolen digitaliseres. Oslos finansbyråd Robert Steen (bildet) fant raskt sin mappe fra da han gikk ut fra Oslo handelsgymnasium i 1980. Foto: Kirsten Ropeid
Nå skal elevmappene til Oslo-skolen digitaliseres. Oslos finansbyråd Robert Steen (bildet) fant raskt sin mappe fra da han gikk ut fra Oslo handelsgymnasium i 1980. Foto: Kirsten Ropeid

Oslos skolearkiver digitaliseres

– Her er den! Dypt nede i skolen skjeller finner Oslos finansbyråd Robert Steen raskt sin egen mappe fra skoletida ved Oslo Handelsgymnasium. Nå skal elevmappene digitaliseres.

Publisert

I Osloskolene finnes det 41.500 hyllemeter med elevmapper. Også denne høsten opprettes det nye mapper. Papirmapper, vel å merke. Og skolene er pålagt å oppbevare mappene i 25 år.

Nå har Robert Steen gitt klarsignal til å bruke 200 millioner for å digitalisere elevmappene. Digitaliseringa starter i videregående skole, men skal omfatte også grunnskolen.

 

Kjellerarkiv

Derfor står nå Steen, sammen med rektor ved Oslo Handelsgymnas Trond Lien, IKT-direktør i Utdanningsetaten Bjørn Marthinsen og Irene Kristiansen, innerst i labyrinten av kjellerganger under skolen og blåser støv av mapper.

– Hvorfor i all verden er ikke dette digitalisert for lenge siden?

– Noe av forklaringa er kanskje det vi oppdaga nå; at jeg fant min egen mappe så lett. Så systemet fungerer. Da er det ikke så enkelt å argumentere for å bruke penger på å endre det, sier Steen.

Dette er arkivet for Oslo handelsgymnasium. Mappene ligger i esker i kjelleren i Oslo sentrum. Nå skal arkivene for hele Oslo-skolen digitaliseres. Foto: Kirsten Ropeid

 

Dårlig sikkerhet

Samtidig illustrere det at han fant mappa si så lett også svakheter med systemet: Sikkerheten er på ingen måte godt nok ivaretatt. Den som først er kommet ned i kjelleren kan, lett slå opp i mapper og få tilgang til opplysninger han ikke skulle hatt. Som at den kommende politiker Robert Steen fikk sine dårligste karakterer i norsk. Det elektroniske arkivet vil ivareta sikkerheten på en helt annen måte.

– At Oslos skoler ikke har elektroniske arkiver har vært et stort savn lenge, sier Bjørn Marthinsen.

Spørsmålet var om Utdanningsetaten skulle konsentrere seg om å anskaffe en løsning kun for Osloskolen, eller om man skulle vente på et sentralt initiativ, slik at slik at kommunen kunne få løsninger som kan støtte opp om samhandling på tvers. Og det er det ordninga nå legger opp til.

Samtidig vil skolene få mulighet til å sende elektroniske brev der sikkerheten ivaretatt slik at brevet kan inneholde fortrolige opplysninger. Skolene kan ikke sende fortrolige opplysninger i vanlig e-post.

 

Dyrt

– Arkivrom er dyre rom, sier Bjørn Marthinsen.

– Å sikre at et gulv kan tåle vekta av et papirarkiv kan koste et tosifra millionbeløp. Og plassen arkivene opptar trengs sårt til andre skoleaktiviteter, i en by med stor elevtallsøkning, sier han.

Kjellerrommene under Handelsgym er kanskje ikke de mest anvendelige. Men kontorsjef ved skolen, Irene Kristiansen, gleder seg til de kan bli kvitt de delene av arkivet som befinner seg i skolens resepsjon.

– Jeg håper vi kan innrede plassen litt fint, slik at det blir hyggeligere for elevene som kommer til oss for å få hjelp og råd, sier hun.

 

Det offentlige taper

– Hva får en finansbyråd til å bla opp 200 millioner til arkivløsninger?

– Vissheten om at dette raskt vil tjene seg inn igjen, svarer Robert Steen.

– Bare portoutgiftene som i dag brukes til å sende papirbrev blir en innsparing. Viktigere er likevel arbeidet papirarkivene krever. Nå kan folk bruke tida på mer nyttige ting, sier Steen, og fortsetter:

– Når det offentlige henger stadig lenger etter det private i digitalisering får det ut over tilliten til det offentlige. Folk forventer effektivitet og sikkerhet fra det offentlige, sier Robert Steen.