Noen eksempler på god tekstbehandling
Det er ikke nok at dokumentet ser pent ut på skjermen eller utskrift. Her er noen eksempler på hvordan du skal bruke «enter»-tasten, sidebrekking, mellomromstasten, formatering, bilder og bildetekst og kryssreferanser.
Dagens unge må selvfølgelig lære tekstbehandling. De mest brukte programmene for tekstbehandling, for eksempel Microsoft Word og LibreOffice, er svært avanserte. De tilbyr muligheter langt utover den «avanserte skrivemaskinen» som er det nivået de fleste stopper på.
Riktige teknikker
De som skal gå studiespesialisering på videregående skole og kanskje senere studere, bør kunne produsere lange og teknisk korrekt oppbygde tekstdokumenter. Det er ikke nok at dokumentet ser pent ut på skjermen eller utskrift. Bakom kan dokumentet være så dårlig at selv små endringer må kompenseres med flere andre endringer som igjen kan gi kjedereaksjoner.
Det gjelder å være så god i tekstbehandling at du kan konsentrere deg om faget/emnet du skal skrive om – og ikke bruke mye tid på tekniske problemer.
Vurdering av et tekstdokument skjer i dag nesten utelukkende ut fra emnet dokumentet handler om. Besvarelsen bør også vurderes ut fra dokumentets tekniske oppbygning – blant annet for at elevene skal lære seg de riktige teknikkene i tekstbehandling.
Her er noen eksempler på god oppbygning av tekstdokumenter:
- «Enter»-tasten bør brukes kun for å lage et nytt avsnitt eller punkt i en liste. Ikke for å skyve tekst til neste side.
- Sidebrekking (faste sideskift) bør gjøres ved å sette inn et sideskift – enten direkte eller via en overskriftsstil.
- Mellomromstasten bør brukes kun til å skille ord. Ikke for å skyve tekst mot høyre.
- Formatering (særlig overskriftene) bør skje med stiler. Det sentralstyrer og effektiviserer formateringene og gir muligheter for automatisk innholdsfortegnelse, hurtig navigering i dokumentet, enklere kryssreferanser, automatiske sideskift ved hovedoverskrifter osv.
- Bilder og bildetekst bør være gruppert slik at de henger de sammen ved endringer.
- Kryssreferanser lages dynamisk slik at ved endringer forblir disse referansene riktige.
Bedre kontroll
I tekstdokumenter kan du sjekke mye av oppbygningen ved å vise skjulte koder. For de fleste programmer klikker du på avsnittstegnet ¶ i formateringsmenyen. Da vil koder for bl. a. avsnittsmerker, mellomrom, tabulator, sideskift vises. Da kan dokumentet se slik ut:
Slik opplæring og vurdering bør komme så tidlig som det passer for å unngå automatisering av uvaner.
- Bjørnar S. Pedersen er lærer ved Bergmo ungdomsskole i Molde.
